1. Beveiligingsmaatregelen

Categorieën persoonsgegevens

HDL Administratie verwerkt persoonsgegevens.

De persoonsgegevens die worden verwerkt zijn:
• (Bedrijfs)Naam
• Adres en woonplaats
• Contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres)
• Nationaliteit
• Geboortedatum
• BSN-nummer
• Financiële gegevens (o.a. Kvk- en fiscale nummers)
• Inloggegevens

Doeleinden verwerking persoonsgegevens

HDL Administratie verwerkt persoonsgegevens met als doel de klant volledig te ondersteunen bij de administratie. Persoonsgegevens worden onder andere gebruikt om contact op te nemen met de klant, de loonadministratie bij te houden en om belastingaangifte te doen. Klanten benaderen HDL Administratie zelf met de vraag om de administratie te doen, de verstrekking van persoonsgegevens is vrijwillig en doelbewust.

Beginselen verwerking persoonsgegevens

HDL Administratie voldoet aan de beginselen voor de verwerking van persoonsgegevens.

1. Rechtmatig, behoorlijk en transparant.
   De persoonsgegevens worden vrijelijk gegeven, de klant benaderd HDL Administratie om te ondersteunen bij de administratie. De klant ondertekent een opdrachtovereenkomst waarin toestemming wordt gegeven voor het gebruik van de persoonsgegevens om de overeenkomst na te komen. Tevens wordt er dan machtiging gegeven voor het doen van de fiscale aangiften.
2. Doelbinding
   De persoonsgegevens die gebruikt worden door HDL Administratie zijn doelgericht. Dit houdt in dat zij welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De contactgegevens van de klanten worden gebruik om contact te onderhouden met de klant over de voortgang van de administratie verwerking. Hiernaast worden persoonsgegevens gebruikt om de relatie met de klant te onderhouden. De financiële gegevens van de klanten worden gebruikt om aan de overeenkomst te voldoen, namelijk het bijhouden van de administratie en bijvoorbeeld het doen van belastingaangifte.
3. Minimale gegevensverwerking
   HDL Administratie slaat enkel persoonsgegevens op in de database die bijdragen aan het behalen van het doel. De verwerking van persoonsgegevens is toereikend, ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze worden verwerkt (administratie).
4. Juistheidbeginsel
   HDL Administratie draagt zorg voor de actualiteit van de persoonsgegevens. De gegevens die onjuist blijken worden verwijderd.
5. Beginsel van opslagbeperking
   De persoonsgegevens worden opgeslagen om het doel te bereiken en waarvoor het noodzakelijk is.
6. Integriteits- en vertrouwelijkheidbeginsel
   HDL Administratie draagt zorg voor een veilige verwerking van de persoonsgegevens.

Rechten van betrokkenen

1. Het recht op dataportabiliteit
   Klanten van HDL Administratie hebben het recht om hun gegevens op te vragen zodat deze kunnen worden doorgegeven aan een andere organisatie.
2. Het recht op vergetelheid
   Klanten hebben het recht om HDL Administratie te vragen hun gegevens te wissen. Het recht op vergetelheid geldt wanneer de gegevens niet meer nodig zijn, de toestemming wordt ingetrokken, bezwaar is gemaakt, onrechtmatige verwerking heeft plaatsgevonden, de wettelijke bewaartermijn is verstreken en wanneer de betrokkene jonger is dan 16 jaar.
3. Recht op inzage
4. Recht op rectificatie en aanvulling
5. Het recht op beperking van de verwerking
   Klanten van HDL Administratie hebben het recht om de verwerking te beperken wanneer gegevens mogelijk onjuist zijn, de verwerking onrechtmatig is, gegevens niet meer nodig zijn of wanneer zij bezwaar maken.
6. Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering.
   Klanten hebben het recht om bij geautomatiseerde beslissingen te vragen om een herziening waarbij een mens de gegevens beoordeelt.
7. Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.
   De betrokkenen is door HDL Administratie geïnformeerd over het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.
8. Mensen hebben recht op duidelijke informatie over wat u met hun persoonsgegevens doet.
   HDL Administratie heeft een informatieplicht tegenover klanten (klanten duidelijk informeren over wat er met hun gegevens gedaan wordt). HDL Administratie doet dit door middel van het plaatsen van deze online privacy verklaring. Hiernaast wordt dit document verstrekt bij de offerte.

Organisatorische en technische maatregelen beveiliging persoonsgegevens

HDL Administratie heeft de volgende organisatorische en technische maatregelen getroffen:

• Het gebruik van moderne technieken (beveiligde software) .
• Bij een eventueel datalek wordt dit gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

• Er worden niet meer persoonsgegevens verzameld in de database dan noodzakelijk.

Bewaring persoonsgegevens

HDL Administratie bewaart de persoonsgegevens van klanten de gehele tijd dat klanten een overeenkomst hebben. Hiernaast worden de persoonsgegevens en de administratie
7 jaar bewaard. De persoonsgegevens van oude klanten worden vernietigd tenzij anders overeengekomen.

2. Privacy verklaring

Contactgegevens HDL Administratie

HDL ADMINISTRATIE is als volgt te bereiken:

Vestigingsadres:
HDL ADMINISTRATIE, Concordialaan 139A, 4871 ZA Etten-Leur (NB)

Inschrijvingsnummer handelsregister Kamer van Koophandel:
68248237

Telefoon:
+31 (0)6 41 58 35 18

E-mailadres:
info@hdladministratie.nl

Artikel 1. Doeleinden en rechtsgrond verwerking persoonsgegevens

HDL Administratie verwerkt persoonsgegevens met als doel de klant volledig te ondersteunen bij de administratie. Persoonsgegevens worden onder andere gebruikt om contact op te nemen met de klant, de loonadministratie bij te houden en om belastingaangifte te doen. Klanten benaderen HDL Administratie zelf met de vraag om de administratie te doen, de verstrekking van persoonsgegevens is vrijwillig en doelbewust.

HDL Administratie heeft recht op de verwerking van de persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:

• Toestemming van betrokken persoon/bedrijf (tekenen offerte)
• Gegevensverwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst (administratie)
• Gegevensverwerking is noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting (belastingaangifte)

Artikel 2. Ontvanger persoonsgegevens

De persoonsgegevens worden ontvangen door HDL Administratie. Zij delen deze persoonsgegevens niet onnodig met derden. De persoonsgegevens worden enkel gedeeld wanneer dit noodzakelijk is om de overeenkomst te behalen en wanneer er toestemming is, zoals met Belastingdienst in het geval van belastingaangifte.

Artikel 3. Doorgeven persoonsgegevens

De persoonsgegevens worden door HDL Administratie niet doorgegeven aan een bedrijf buiten de EU of een internationale organisatie.

Artikel 4. Bewaartermijn gegevens

De persoonsgegevens worden door HDL Administratie bewaard zolang deze de opdracht heeft van de opdrachtgever om de overeenkomst voort te zetten. HDL Administratie bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren. Wanneer er sprake is van verbreking van de overeenkomst worden de gegevens volgens de wettelijke bewaarplicht 7 jaar bewaard. Na deze termijn zal HDL Administratie zorgdragen voor de verwijdering van de data en documenten.

Artikel 5. Rechten van betrokkenen en klachtenhandeling

De opdrachtgever heeft het recht om de persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft de opdrachtgever het recht om de eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens door HDL Administratie en heeft opdrachtgever het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat opdrachtgever bij HDL Administratie een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens waarover wordt beschikt in een computerbestand naar de opdrachtgever of een ander, te sturen. Opdrachtgever kan een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van de persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van de toestemming of bezwaar op de verwerking van de persoonsgegevens sturen naar info@hdladministratie.nl
HDL Administratie reageert zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op het verzoek. HDL Administratie wil opdrachtgever er tevens op wijzen dat er de mogelijkheid is om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Artikel 6. Geautomatiseerde besluitvorming

HDL Administratie neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het betreft besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van HDL Administratie) tussen zit.

Artikel 7. Cookies, of vergelijkbare technieken
HDL Administratie gebruikt cookies of vergelijkbare technieken. HDL Administratie gebruikt alleen gegevens die uitdrukkelijk en vrijwillig zijn verstrekt door personen die onze website bezoeken. Deze informatie wordt in een beveiligde omgeving opgeslagen en is slechts toegankelijk voor een beperkte aantal professionals binnen onze organisatie. Verkregen informatie wordt nimmer aan derden verhuurd of verkocht.

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd. Eventuele wijzigingen worden bekendgemaakt op www.hdladministratie.nl

Dit Privacy Statement is laatst gewijzigd op 25 mei 2018.